Il y a quelques mois, nous avons accompagné un client sur la mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie. Voici le retour d’expérience avec un peu plus d’une année de recul.
Mise en place de la dématérialisation
La mise en place s’est effectuée à travers le service Digiposte. Juridiquement depuis la Loi El Khomri (loi n° 2016-1088 du 8 août 2016), les entreprises peuvent désormais envoyer les bulletins de paie au format dématérialisé à leurs salariés sans accord préalable de ces-derniers.
Techniquement, le service est plutôt simple à déployer après quelques phases de vérifications de prérequis :
- Le formatage des bulletins de paie doit permettre la diffusion par courrier postal après impression si besoin.
- La présence d’Excel sur le poste de travail est nécessaire pour gérer la paie via l’outil Maileva installé au préalable.
- Chaque salarié doit posséder un numéro de matricule unique ainsi qu’une adresse e-mail pour ceux qui souhaitent une dématérialisation.
Chaque salarié qui souhaite recevoir son bulletin de paie dématérialisé est invité à créer un coffre fort numérique Digiposte.
Une utilisation simple et sécurisée
Une fois le paramétrage initial réalisé, 3 choix sont possibles pour l’émission des bulletins de paie.
Ils peuvent être :
- dématérialisés dans le coffre fort Digiposte,
- envoyés par la poste,
- ou remis en main propre.
La génération du PDF des bulletins de paie puis l’insertion dans l’outil sont réalisés tous les mois. Ils permettent aux PDF de partir dans les coffres forts des salariés pour 50 ans, cela en moins de 15min. Les salariés sont prévenus de l’arrivée d’un nouveau document et peuvent utiliser leurs coffres forts pour stocker d’autres documents que les bulletins de paie.
Bilan positif pour l’ensemble des équipes RH et salariés exploitant l’outil. Cela pour un coût raisonnable comparé à celui de l’émission papier du bulletin de paie !